Üniversitelerin yaz tatiline girmesi her öğrenci için tatil manasına gelmez. Müfredatlarında zorunlu staj dersleri olan öğrenciler için yaz stajyeri olarak çalışmaktan geçer. İyi bir izlenim yaratmak ve staj başvurularını e-mail ile gerçekleştirecekler için doğru e-mail nasıl yazılmalı, staj başvurusu emaili nasıl hazırlanmalı, staj başvuru maili nasıl yazılır, staj başvurusunu bir fırsata çevirmek ve iş hayatına güzel bir giriş yapmak için neler yapılmalı sizin için derledik.

Staj başvuru emaili yazmadan önce hakkınızda, bilmeniz ve hazırlamanız gereken önemli şeylerden bahsedelim ve güçlü bir staj başvuru maili yazmak için aşağıdaki maddelerin üzerinden geçelim;

• Çalıştığınız veya çalışmaya devam ettiğiniz projeler,
• Daha önce staj yaptığınız ya da yapmaya devam ettiğiniz firmalar,
• Kişisel ve kurumsal yetenekleriniz,
• İş dünyasında kullanabileceğiniz güçlü yönleriniz,
• İletişim beceriniz,
• Size referans olacak kişiler veya firmalar

Adım Adım Staj Başvurusu için Email Hazırlama Tüyoları

Stajyerlik döneminde iş yerleri sizinle görüşmeden evvel sizin hakkınızda bir öz geçmişi değerlendirmek isterler. Genellikle hangi okulda okuduğunuz ve ne bölüm okuduğunuz ilk kriterler arasındadır. “Kariyer.net”, “Yenibiris.net”, “Linkedin” gibi iş başvurusu yanı sıra staj başvurusu yapılan yerleri sık sık takip edin. Bu sitelerde kendinizi anlatan sizin için hazırlanmış örnek bir CV üzerine işlem yapabilirsiniz. Staj başvurularınızı yaparken internet siteleri üzerinden gönderebilecek kendinize ait bir staj başvuru maili ya da ön yazısı oluşturmanızdır. Peki Staj başvurusu emaili nasıl hazırlanır?

1. Resmi bir email hazırlayın.

Email günümüzde haberleşmek için sık sık kullanıldığından eskiye nazaran pek imla yazım gibi kurallara dikkat edilmeden, bir alışkanlık halinde düz yazı gibi yazılmaktadır. Farkınızı ortaya koyun ve staj başvurusu için emailini son derece resmi şartlarda yazın. Staj başvurusu yapacağınız ve sizi işe alacak kişinin ismine hitaben; “Sayın/Sevgili Dr./Prof. Mehmet Düzgelen” Başvuru yapacağınız kişinin akademik bir ünvanı varsa emailin başında kişiye o şekilde hitap edin. Staj başvurunuzu bir info adresine gönderiyorsanız yani bire bir kişiye değil de kimin okuyacağını bilmediğiniz bir havuza gönderiyorsanız bu şekilde bir giriş yapmanıza gerek yoktur.

2. Birkaç detay ile kendinizden bahsedin.

Staj başvuru mailinizi açan kişi, ne amaçla mail gönderdiğinizi anlasın diye birkaç kelime ile kendinizi seri bir şekilde anlatmalısınız. Açık ve akıcı cümleler emailinizin okunmasını sağlayacaktır. Aksi takdirde yoğun iş temposu esnasında emailiniz gözden kaçarak önemsenmeyebilir. Örneğin,

“Sayın Mehmet Düzgelen,

Marmara Üniversitesi, Fen Edebiyat Fakültesi Matematik bölümü öğrencisiyim ve büyük veri analitiğinin incelenmesi ile de ilgileniyorum.”

Staj Başvurunuzda Referans Belirtin

3. Bir referans belirtin.

Başvurduğunuz firmada gerçekten stajyer olarak çalışmak istiyorsanız bunu emailinizde üstüne basarak belirtmelisiniz. Staj başvuru ilanlarını nasıl buldunuz ya da size bunu kim önerdi, sizi bu başvuruyu yapmaya iten sebep ne? Bu soruların cevaplarını kısa ve net birkaç cümle ile ifade etmeniz gerekir. Duyduğunuz kaynağı, okulunuzdaki bir öğretmeni referans olarak göstermekten kaçınmayın. Sizin bir vesile ile bu staja tesadüfen başvurmadığınızı belirten bu başvuru şekli, emailinizi okuyan kişi de konu ile ilgili olduğunuzu kabul edecektir.

“Sayın Mehmet Düzgelen,

Marmara Üniversitesi, Fen Edebiyat Fakültesi Matematik bölümü öğrencisiyim ve büyük veri analitiğinin incelenmesi ile de ilgileniyorum.

Okulum öğretmenlerinden Prof.Dr.Selda Cirit’in önerisi ile sizinle irtibata geçtim.”

4. Staj başvurusu yapmak istediğiniz firma hakkında düşüncelerinizi belirtin.

• Firma hakkında fikirlerinizi dile getirirken, şirketin içinde pek de dışa duyurulmamış bilgilerden bahsetmemeye özen gösterin. İçeride tandığınız olabilir ve kimsenin bilmediği bu bilgileri biliyor olabilirsiniz. Staj başvurusuna sizi kabul edecek kişinin emailinizde duymak istediği şeyler pek de bunlar değildir.
• Tamamen şirketin sizde nasıl bir intiba bıraktığı, ne kadar hevesli olduğunuz, firmanın size bir şeyler katabileceğine olan inancınızdan söz etmeniz daha doğru olacaktır.
• Şirketlerin en hassas olduğu konulardan biri de sosyal sorumluluk projelerine olan hassasiyet ve ödüllerdir bu tarz konulara da kısaca değinebilirsiniz.“… Okulum öğretmenlerinden Prof. Dr. Selda Cirit’in önerisi ile sizinle irtibata geçtim.
• EY, dünya genelinde bir üne sahip son derece heyecan verici bir şirket, aldığım eğitimler ve ilgilendiğim alanlar bazında şirketinizin stajyer alıyor olması beni çok sevindirdi. Staj dönemi boyunca son derece farklı ve eğitici deneyimler elde edeceğimden eminim. Sizinle stajyer olarak çalışmayı ve yaz dönemimi en verimli şekilde geçirerek eğitimime devam etmeyi çok isterim.”

Deneyimlerinizi Açık Bir Şekilde Anlatın

5. Kendinizde olan nitelik ve deneyimleri aktarın.

• Her bir kişi staj döneminde farklı farklı özelliklerde bakış açılarıyla aslında şirketlere bilgi akışını sağlar. Stajyerler sanıldığı gibi klasikleşmiş ve sıkıcı bir şekilde fotokopi çekmek için değil karşılıklı fayda sağlamak için alınmaktadır. Siz de staj başvurusu mailinizde kendinize ait özelliklerden ve şirkete katabileceğiniz değerlerden bahsedin. “…Sizinle stajyer olarak çalışmayı ve yaz dönemimi en verimli şekilde geçirerek eğitimime devam etmeyi çok isterim.
• Geçen dönemde not ortalaması ile sınıf/bölüm birinciliği elde ettim. Sınıf arkadaşlarım ile katıldığım 7. Uluslararası Matematik Kolokyumu’nda hazırladığımız proje ile birinciliği hak ettik. EY şirketinin de çalışma prensipleri arasında olan CRM hizmeti hakkında bir tez hazırlamak ve öyle mezun olmak istiyorum. Hedeflediğim bu yolda şirketinizde staj yaparak başarılı olabileceğime inanıyorum. Bilgi ve deneyimlerimi sizlerle paylaşarak değişik bakış açıları yakalayabileceğimize inanıyorum.”

6. Staj başvurusu yaparken staj başvurularını takip edeceğinizi belirtin.

Bir firmaya başvuru yaparken siz bu staj başvurumu kabul etmeseniz de ben yeniden staja başvuracağım kararlılığında bulunmak firma için önemlidir. Bir başka açıdan da staj başvurusu emailinizin havaya gitmediğinin altını çizerek takip edeceğinizi ve emaili gönderdiğiniz kişiye kendinizi tekrar hatırlatacağınızın altını çizin.“… Bana bu email üzerinden ya da 0534… telefon numarasından ulaşabileceğiniz gibi, sizden haber gelmemesi durumunda önümüzdeki hafta tekrar size ulaşmaktan mutluluk duyarım.”

7. E-mailinizi sonlandırın.

Mail sonuna tekrardan adınızı soyadınızı, email adresinizi ve telefon numaranızı ekleyin. Mail sonunda ilginizi çeken birisi bunları yazılı şekilde direk not alacaktır. Mailin başına dönmek zorunda kalmayacaktır.“…Zaman ayırdığınız için çok teşekkür ederim.

Saygılarımla,

Metin Bece

05346454664

metin.bece@gmail.com

8. Staj başvurusu emaili içerisine özgeçmiş dosyanızı eklemeyin.

Genellikle o dosyalarınız bir çok sebepten dolayı açılamaz. İş başvurusu değil staj başvurusu yaptığınızdan hazırladığınız metinde kendinizden yeterince bahsettiniz, bahsetmek istediğiniz bir çok şey daha olabilir ancak yeterli olanı yukarıda adım adım anlatılanlardır. Staj başvuru mailinizi açan kişi eklediğiniz dosyadaki bilgileri gereksiz ve abartılı bulabilir, dahası ekli dosyayı açmak istemeyebilir. Açmak istediği durumlarda Word belgesinde çeşitli biçimlendirmeler ile dosyayı açamaya da bilir. İlla eklemeniz gereken bir dosya varsa bunu emaile PDF olarak ekleyin.

9. Profesyonel bir mail adresinden staj başvurunuzu yapın.

Staj başvurusunu yaptığınız email adresinin şakalar, kısaltmalar, müzik grupları gibi spam olarak algılanacak dahası sizi 15 yaşında gösterecek türden olmaması gerekir. Örneğin, metinabece@gmail.com ya da metin1905@gmail.com gibi bir hesabınız varsa kesinlikle bu email adresinden kurtulun. Kendinize profesyonel hayatınıza adım attıracak isim ve soy isimden oluşan bir email adresi temin edin. İsim, soyisim bilgilerini içeren resmi bir kaynak gösterebileceğiniz mail adresi edinin. İş hayatına atıldıktan sonra email bir kişinin imzası gibi ulaşılabilen en kolay kaynaktır.