Nasıl mektup yazılacağını bilmek iş hayatında, eğitim hayatında ve özel ilişkilerde karşılıklı bilgi akışını, niyeti ve ilgiyi gösteren önemli bir beceridir. İşte düşüncelerinizi nasıl doğru formatta kağıda aktarabileceğinizi gösteren basit bir rehber, mektup nasıl yazılır, mektup yazarken nelere dikkat etmek gerekir işte bilmeniz gerekenler;

Resmi Mektup Yazımı

1. Ne zaman resmi bir mektup yazacağınızı bilin. Sadece profesyonel nedenlerle tanıdığınız insanlara hitap ederken resmi bir mektup yazın. Tanıdığınız bir birey yerine, hükümet birimlerine, iş yerlerine resmi mektup yazmalısınız.

Bu mektuplar önce bilgisayarda yazılmalı, daha sonra çıktısı alınmalı. Bu işlem için Microsoft Word, Openoffice ya da Text Edit gibi herhangi bir yazı düzenleme programı kullanabilirsiniz. Eğer mektubunuz acilse ve alıcı taraf e-mail kullanmayı tercih ediyorsa, mektubunuzu e-mail olarak gönderin.
Mektubunuzu patronunuza ya da iş arkadaşınıza yazıyorsanız, daha az resmi olabilirsiniz. E-mail göndermek genellikle yeterlidir ve sayfanın üstüne adres eklemeniz gerekmez.

2. Adresinizi ve yazdığınız günün tarihini sayfanın başına yazın. İsminizi ve adresinizi sayfanın sol üst tarafına yazın. Bir iş mektubu yazıyorsanız, adres yerine şirketin ismini yazabilirsiniz ya da sadece şirketinizin antetli kağıdını kullanabilirsiniz. Her ihtimalde, adresten sonra iki satır bırakın ve tarihi yazın.

Tam tarihi yazın. Tarihi Eyl. 19, 2016 ya da 19/9/2016 şeklinde yazmak yerine 19 Eylül 2016 ya da Eylül 19, 2016 şeklinde tam tarih yazımlarını kullanın.
E-mail yazıyorsanız tarihi yazmanıza gerek yok.

3. Alıcının ismini ve adresini yazın. E-mail yazmadığınız takdirde, iki satır boşluk bırakın ve mektubunuzu yazdığınız kişinin iletişim bilgilerini yazın. Her birini ayrı satırlara yazın:

Tüm başlık ve isim

Şirket ya da organizasyon ismi (varsa)

Tüm adres (gerektiği kadar iki ya da daha fazla satır kullanın)

4. Bir hitap yazın. Tekrar bir boşluk bırakın ve alıcıya “Sayın …” kalıbıyla hitap edin. Soyadlarını ya da tüm adlarını da kullanabilirsiniz ama asla sadece ilk isimleriyle hitap etmeyin. Varsa, sahip oldukları meslek ünvanlarının kısaltmasını kullanabilirsiniz.

Mektup yazacağınız kişinin ünvanını biliyorsanız ancak ismini bilmiyorsanız, ünvanla hitap edebilirsiniz, “Sayın Sağlık Müfettişi” gibi ya da benzer bir kalıp kullanabilirsiniz. İnternette isimlerinin olma olasılığı yüksek olduğundan önce internette isimlerini araştırın.
Kime yazdığınız hakkında bir bilginiz yoksa, “Sayın İlgili,” ya da “İlgililerin Dikkatine” yazabilirsiniz. Bu kalıplar biraz sert ve eskiymiş gibi gelebilir, bunun için yapabiliyorsanız kullanmamaya çalışın.

5. Mektubu yazın. Resmi mektuplar, açık bir niyet bildirimiyle başlar. Direkt olarak ne için yazdığınızı, lafı dolandırmadan, açık olarak ve soru cümleleri kullanmadan belirtmelisiniz. Bitirdiğinizde imla ve dil bilgisi yanlışlarını kontrol etmek için bir daha okuyun ya da bir arkadaşınızdan size yardım etmesini isteyin.

Resmi bir iş mektubu yazıyorsanız, mektubunuzu kısa tutun ve ne için yazdığınızı açık olarak belirtin. Uzak bir akrabanıza ya da sosyal çevrenizden bildiğiniz bir tanıdığınıza mektup yazacaksanız, mektubunuzu biraz daha uzun tutabilirsiniz. Yine de mektubu bir sayfanın altında tutmak en uygun olanıdır.

6. İyi niyet dilekleriyle mektubu bitirin. Mektubu iyi niyet dilekleriyle ya da iyi bir notla bitirmek, alıcıyla aranızda bir bağlantı kurar. Son paragraftan sonra iki parmak boşluk bırakın ve kapanış yazınızı yazın. Resmi yazılar için “Saygılarımla”, “En içten dileklerimle” ya da “En iyi dileklerimle” gibi kalıplar kullanabilirsiniz. Daha sonra altını şu şekilde imzalayın:

Basılı mektuplar için, dilek yazınızdan sonra dört satır boşluk bırakın ve tüm adınızı yazın. Mektubu bastırın ve imzanızı mavi ya da siyah mürekkepli bir kalemle boşluğa atın.
Resmi bir mektupta isminizi iyi niyet dileklerinden sonra yazın.

7. Mektubu katlayın (opsiyonel). Mektubu postayla yollayacaksanız, ikiye katlayın. Önce mektubun başını ucuna doğru denkleştirin ve katlayın. Daha sonra katlamış olduğunuz kağıda yine aynı işlemi gerçekleştirin ve tekrar katlayın. Mektubu bu şekilde katladığınızda mektubunuz çoğu zarfa sığacaktır.

8. Zarfa adres yazın. Zarfın ortasını bulun ve alıcının tüm adresini yazın.

Sayın Ahmet Yılmaz

123 Caddesi ABC Sokağı

99999 İlçe/Şehir

9. Kendi adresinizi de zarfın üzerine yazın. Posta servisi herhangi bir nedenden dolayı mektubunuzu iletilmezse, mektup size geri dönecektir. Bunun için kendi adresinizi de zarfın üzerine yazın.

Resmi Olmayan Mektup Yazımı

1. Mektubunuzun ne kadar resmi olması gerektiğine karar verin. Mektubu nasıl yazacağınız kime yazdığınıza göre değişir. Bu yüzden bunlara dikkat edin:

Uzak, sizden yaşça büyük bir akrabanıza ya da yakından tanımadığınız birine mektup yazacaksanız, yarı resmi bir mektup yazmaya çalışın. Mektup yazacağınız kişi size daha önceden e-mail yolladıysa, siz de onlara e-mail gönderebilirsiniz. Mektup almadıysanız, el yazısı bir mektup daha garantili bir seçenek olacaktır.
Bir arkadaşınıza ya da yakın bir aile üyesine yazıyorsanız, isterseniz e-mail atabilir, isterseniz el yazısı bir mektup gönderebilirsiniz.

2. Hitapla başlayın. Resmi mektuplarda da olduğu için hitap şekli mektubunuzu yazdığınız kişiyle olan ilişkinize göre değişir.

Yarı resmi bir mektup yazıyorken hitap olarak “Sevgili …” ya da “Merhabalar” gibi kalıplar kullanabilirsiniz. Eğer birbirinizle konuşurken isimle hitap ediyorsanız hitapta ismini kullanın.
Resmi olmayan bir mektup yazıyorken “Sevgili …” ya da “Selam” gibi daha resmi olmayan hitaplar kullanabilirsiniz.

3. Mektuba başlayın. Bir alt satıra inin ve yazmaya başlayın. Kişisel bir mektup yazıyorsanız, karşı tarafın nasıl olduğunu sorarak başlayabilirsiniz. “Umarım iyisindir” gibi daha resmi bir kalıp ya da “Nasıl gidiyor?” gibi resmi olmayan gibi kalıplar kullanabilirsiniz. Yazarken yazacağınız kişiye karşınızdayken nasıl hitap ettiğinizi düşünün ve ona göre mektubunuzu yazın.

4. Konuşulması gereken her şeyi yazın. Mektup yazmanın ilk amacı iletişim kurmaktır. Bu yüzden detaylarıyla hayatınızda neler olup bittiğini anlatın. Örneğin, anneannenize sadece “Hediye için teşekkür ederim” demek yerine, “Dün arkadaşlarımla tüm günü, senin gönderdiğin oyunu oynayarak geçirdik. Teşekkür ederim!” yazabilirsiniz. Konu her ne olursa olsun, bilgi paylaşımı mektubun odak noktası olmalıdır.

Ne yazmamanız gerektiğini bilin. Sinirle yazılmış mektuplar muhtemelen göndermemeniz gereken mektuplardır.Çoktan böyle bir mektup yazmışsanız ancak göndermek konusunda emin değilseniz, göndermeden önce bir iki gün bekleyin. Fikrinizi değiştirebilirsiniz.

5. Mektubu bitirin. Resmi olmayan mektupları bitirirken, mektubu göndereceğiniz kişiyle olan ilişkinizi yansıtmaya çalışın. Yakın bir arkadaşınıza ya da aile üyesine yazıyorsanız “Sevgilerimle” yazarak bitirebilirsiniz. Yarı resmi bir mektup yazıyorsanız, “En içten dileklerimle” yazabilirsiniz. Mektubu bitirdikten sonra bir şeyler eklemek isterseniz. “Not:” yazarak istediğiniz şeyleri ekleyebilirsiniz.

6. Mektubu gönderin. Mektubunuzu zarfa koyun, pul yapıştırın ve adresi yazın. Daha sonra mektubunuzu postalayın.